Яндекс.Метрика

Бухархив

Бухгалтерский и налоговый архив

фото гл

Приветствую Вас!

Когда можно избавиться в  бухгалтерии от лишних документов.

Храним  четыре года

Счета-фактуры и документы по НДС.

(пп. 8 п. 1 ст. 23 НК, п. 1.13 Порядка, утв. пр. Минфина от 10.11.2015 № 174н, постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

•          Счета-фактуры  отгрузочные, и авансовые, в том числе полученные — отсчитываем с окончания того квартала, в котором последний раз использовался документ для расчета НДС и отчетности.

•          Если  исправляли счет-фактуру с ошибкой, то ориентируемся на окончание квартала, в котором отразили исправленный документ в декларации. (с исправленным счетом-фактурой храним ошибочный исходник для подтверждения в ИФНС к вычетам и сумме НДС).

•          Срок для книги продаж, книги покупок и журнала учета счетов-фактур считаем с даты последней записи в документе.

Посмотрите на примерах, как определить, прошел ли четырехлетний срок для счетов-фактур и документов по НДС или еще нет.

Например : второй квартал 2018 года

Какие счета-фактуры  можно выбросить

Организация выставила покупателю счет-фактуру на аванс в феврале 2014 года. Покупатель сразу же принял НДС к вычету. В марте 2014 года продавец выставил счет-фактуру на отгрузку под этот аванс. Покупатель в том же месяце принял к вычету НДС и восстановил налог с аванса. Обе хозяйственные операции произошли в I квартале 2014 года. Четыре года с окончания квартала, в котором продавец и покупатель завершили отгрузку и разобрались с НДС и вычетами, уже истекло. Значит, и покупатель, и продавец вправе избавиться от счетов-фактур по этой сделке.

Исправленные счета-фактуры

В апреле 2018 года бухгалтер обнаружил счет-фактуру от поставщика, дата документа — 15 марта 2014 года. Вычет по этому счету-фактуре компания отразила в декларации по НДС за I квартал 2014 года. В мае 2014 года бухгалтер нашел в документе ошибку. Поставщик прислал исправленный счет-фактуру, дата исправления — 20 мая 2014 года. Бухгалтер аннулировал запись об ошибочном документе, сдал уточненку за I квартал и отразил исправленный счет-фактуру в декларации за II квартал 2014 года. Четырехлетний срок хранения ошибочного исходника и исправленного счета-фактуры начал действовать с 1 июля 2014 года. То есть по окончании II квартала, в котором компания получила исправленный счет-фактуру и аннулировала запись об ошибочном документе. Бумаги можно выбросить после 1 июля 2018 года.

Книги продаж и книги покупок уже не нужны

  • В апреле 2018 года бухгалтер разбирал папки с документами по НДС. Нашлась  книга покупок за I квартал 2014 года. Последний счет-фактуру в книге зарегистрировали 31 марта 2014 года. Четыре года с даты последней записи в документе истекло 31 марта 2018 года, книгу покупок можно выбросить.

  • Нашлась книга продаж за II квартал 2014 года. Последняя запись — 30 июня 2014 года. Четырехлетний срок хранения книги истекает 30 июня 2018 года. После этой даты документ можно выбросить.

Храним  пять лет

(ст. 362, 762, 765 Перечня, утв. приказом Минфина от 25.08.2010 № 558)

Первичные документы.

Храним первичку — накладные, УПД, акты и т. д. — минимум пять лет с окончания года, в котором ее последний раз учитывали в бухгалтерской отчетности. Но не меньше четырех лет после окончания года, в котором в последний раз использовали документ при расчете налога и в налоговой отчетности, в том числе уточненной (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК). Если документ подтверждает налоговый убыток, который компания переносит на будущее, срок отсчитывают следующим образом. Хранят документ в течение всего срока переноса убытка плюс четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23, п. 4 ст. 283 НК). Это надо делать, даже если сумму убытка налоговики подтвердили во время выездной проверки (письмо Минфина от 25.05.2012 № 03-03-06/1/278).

Товарные накладные

  • В январе 2012 года компания приобрела товары и получила от поставщика накладную № ТОРГ-12. В этом же месяце товары приняли к учету, а в марте того же года продали. Стоимость покупки бухгалтер включил в налоговые расходы и показал в декларации по прибыли за I квартал 2012 года. Эти же затраты он отразил в бухгалтерской отчетности за 2012 год. С 1 января 2013 года по 31 декабря 2017 года включительно бухгалтер был не вправе выбросить накладную № ТОРГ-12 — действовал четырехлетний срок хранения по правилам Налогового кодекса и пятилетний срок хранения первички (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК, ст. 362 Перечня, утв. приказом № 558). С 1 января 2018 года все сроки истекли, и компания вправе избавиться от лишнего документа.

Храним первичные документы по убыткам

  • Компания получила налоговый убыток по итогам 2014 года. Она учитывала эту сумму при расчете налога на прибыль в I—IV кварталах 2015 года и хранила подтверждающую первичку — накладные и акты. С 1 января 2016 года начал течь четырехлетний срок хранения документов по правилам Налогового кодекса (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК). Он истекает 31 декабря 2019 года. С 1 января 2020 года компания вправе избавиться от первички, которой она подтверждала убыток.

Когда храним бумаги с пометками

  • В бухгалтерии есть документы-черновики, в которых  делались разные пометки. Бухгалтер составил товарную накладную на отгрузку. Главбух проверил документ и отметил, что в нем неверно и как переделать... Накладная переоформлена и  один экземпляр отправлен контрагенту. Черновик так и остался в бухгалтерии, его подшили к правильной версии накладной — вдруг пригодится. Если есть подписанные оригиналы первички, черновики  точно уже не пригодятся. Ситуация: на проверке инспекторы запросили у вас счета-фактуры и накладные за определенный период. Понадобилось откопировать массивную папку с документами. Нет гарантий, что человек, который будет копировать бумаги, выловит среди них черновики и в подшивку документов попадут ненужные бумаги.

Оригинал первички продавец и покупатель уже подписали, а потом в документе нашлись ошибки.

Простой способ исправить ситуацию — обменяться новыми безошибочными документами, не делая ссылок на предыдущий экземпляр. Но ФНС такой метод не одобряет (письмо от 12.01.2018 № СД-4-3/264). Чиновники пишут: закон о бухучете не предусматривает замену первички с ошибками новым экземпляром (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Если вы покупатель и на проверке инспекторы обнаружат замену, они не примут документ для учета расходов. Придется доплатить налог на прибыль. Если вы продавец, то к доходам по исправленной через замену первичке инспекция вряд ли придерется. У проверяющих нет цели уменьшить размер вашего налога на прибыль.

  • Компания получила от поставщика накладную № ТОРГ-12. Документ подписали, а через некоторое время бухгалтер обнаружил, что в накладной стоит неверная организационно-правовая форма компании. Он попросил контрагента исправить ошибку, и продавец выставил новую накладную. Компании подписали документ, и бухгалтер подшил его к исходнику, в котором была ошибка. Такой исходник безопаснее выбросить. Если проверяющие поймут, что документ откорректировали через замену, могут отказать в расходах.

Оставляем исходники до исправления

  • Вернемся к первичке с ошибками, которая  откорректирована. ИФНС сейчас разрешают такой способ исправления документов. Заменяем старый экземпляр на новый. Дата и номер в новом экземпляре остаются прежними. Дополнительно в специальной строке указываете номер и дату исправления (письмо ФНС от 05.03.2018 № СД-4-3/4226). Если откорректированы  документы таким способом, сохраняем с исправленным экземпляром исходник. Первичку до и после исправления проверяющие рассматривают как единый пакет подтверждающих документов. Инспекторы хотят видеть, какие сведения и как  откорректированы.

  • Хранить нужно исправленный и новый документы в обычные для первички сроки. Если после корректировки первички сдавали уточненку, то четырехлетний срок хранения отсчитывайте заново (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК).

Документы по сделке

На проверках налоговики могут снять расходы на работы или услуги, если не видят, какие результаты получила компания-заказчик. Сделку, которая есть только на бумаге, инспекторы считают фиктивной, а все сопутствующие затраты необоснованными (п. 1 ст. 252 НК).

  • Чтобы не потерять расходы, по возможности сохраните все, чем можно подтвердить реальность сделки: деловую переписку с контрагентом, варианты бизнес-проектов, подробные отчеты о результатах и т. д. Например, если речь о рекламных услугах, также не стоит выбрасывать листовки, каталоги, удалять с компьютера рекламные видеоролики. Если оплачена реклама в интернете, то лучше сразу сделать скриншот с экрана и заверить его.

  • Любые скриншоты налоговики рекомендуют заверять следующим образом. На лицевой стороне распечатки ставим надпись или штамп «Копия верна», дату и время формирования скриншота. Руководитель  должен расписаться и внести свои Ф. И. О. Если есть печать, поставим и ее. На обороте скриншота приводим  данные об адресе сайта, браузере, через который вывели информацию, компьютере и ответственном сотруднике (письмо ФНС от 31.03.2016 № СА-4-7/5589).

Специальных сроков хранения для подобных материалов нет. Храним в обычные для первички сроки (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК).

Копии уставных документов

Документы, которые выбрасывать нельзя, их держим в отдельной папке:

  • текущий устав, свидетельство о регистрации компании, прочие учредительные документы. Возможно, в вашей компании эти бумаги лежат и в копиях, такие бумаги еще пригодятся.

  • Перед сделкой контрагенты обычно запрашивают документы о компании.

  • Банкиры запрашивают  то же самое, прежде чем заключить с организацией договор банковского счета. Если есть готовые копии: их останется только заверить и передать потенциальному контрагенту... Можно один раз сделать много копий, каждый вид документа сложить в отдельный файл и подшить в специальную папку и на то, чтобы собрать пакет документов для будущего партнера тратится минимальное количество времени.

Храним кадровые документы, которые составили после 1 января 2003 года 50 лет

Документы, место которым в архиве, упаковываются в картонные коробки, они самые легкие  (в коробках можно держать старые кадровые бумаги, 75-летний срок хранения которых еще не истек и т. д). Коробки пригодятся и на случай, если надо отвезти проверяющим  много документов.

Поиск
Коллеги
Коллеги

Пусть ветра проверок будут для Вас приятным бризом! Горы отчетности - легкой прогулкой! Океаны цифр - в радость!

Приветствие
Приветствие
Видео-уроки
Видео-уроки

Видео-уроки
1-С бухгалтерия 8.3
Электронная версия "Бухгалтерские курсы"

АЗБУКА БУХГАЛТЕРА
Наладим дружбу с бухгалтерией и налогами.
С чего начать учет?
С чего начать учет?

Наладим дружбу с балансом и налоговыми декларациями. Как сориентироваться в бесконечном море бухгалтерской и налоговой информации?

Учетная политика
Учетная политика
КУРСЫ БУХУЧЕТ
Институт повышения квалификации

СЕВЕРО-КАВКАЗСКИЙ ИНСТИТУТ ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ

ПРЯНЫЙ МАГАЗИН
ПРЯНЫЙ МАГАЗИН

Живительная сила пищевых ингридиентов

Метки
6-НДФЛ 2015г Больничный лист ВЭД ИП ПФР 2014г, 2015г ИП на ЕНВД КТС-1 КТС2 Как научится работать удаленно Компенсация за неиспользуемый отпуск Лимит кассы для ИП или компании НДС НДС с 01.01.2015г Не так уж сложно ПФР страховые взносы 2015 Памятка для ИП на УСН Пфр для ИП на патенте Работаем без штрафов Разбираемся в бухгалтерии Свой сайт сделаем сами УСН УСН индивидуального предпринимателя Уважаемый главный бухгалтер Учредитель вышел из состава ООО Хотите иметь свой бизнес? баланс бухгалтерская отчетность декларация по ндс. журналы учета НДС красивая бухгалтерия курс для бухгалтера налоговая декларация налоговый агент ндс по 238-ФЗ ндс по авансам нналог на транспорт в компании памятка бухгалтеру памятка для ИП памятка предпринимателю практика бухгалтеру профессионал в бухгалтерии специальные налоговые режимы считаем пени учетная политика учет при импорте